Guide och checklista till årsmötet

Era stadgar är er förenings regler och ni behöver ta hänsyn till dessa i ert arbete. Kolla därför vad era stadgar säger om ert årsmöte; när behöver ni senast genomföra det, när behöver inbjudan gå ut och på vilket sätt behöver inbjudan gå ut. Saker som inte nämns i stadgarna bestämmer styrelsen själva hur det ska hanteras. Om er förening har följt Skolidrottsförbundets normalstadgar för föreningar behöver ni hålla ert årsmöte senaste 31 mars varje år.

Ett första steg i planering av årsmötet bör vara att bestämma tid och plats för mötet. På så sätt kan ni i god tid sprida detta till medlemmar och styrelsen får en tydlig ’deadline’ att jobba mot med förberedelserna. Ni väljer själva om ni vill genomföra årsmötet i ett klassrum på skolan eller om ni vill vara någon annanstans, exempelvis låna någon annan föreningslokal i närheten eller skolans idrottshall. Vad gäller tidpunkten för mötet kan det vara bra att lägga det på en tid som passar många medlemmar – helst där ingen har lektion och inte heller hunnit åkt hem efter skoldagen. Ni kanske ska byta ut en populär eftermiddagsaktivitet en vecka mot årsmötet.

Skicka ut kallelse. Enligt Skolidrottsförbundets normalstadgar behöver ni informera alla medlemmar om att det är årsmöte minst tre veckor innan mötet är planerat att äga rum. Detta går att göra på flera sätt, till exempel sätta upp lappar på skolan, gå runt i klasser och berätta, lägga ut information på sociala medier osv.

Här finns mall och exempel på hur en inbjudan kan se ut. Word, 54.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Det finns ett gäng dokument som enligt stadgarna behöver vara förberedda inför föreningens årsmöte. Detta är styrelsen ansvariga att fixa och de dokument detta gäller är en verksamhetsberättelse inklusive bokslut, verksamhetsplan med tillhörande budget och en revisionsberättelse.

I verksamhetsberättelsen skriver ni vad föreningen gjort sedan förra årsmötet. Ni bestämmer själva vad ni vill skriva men det kan till exempel vara vilka aktiviteter och turneringar ni genomfört, vilka personer som varit ledare under året, hur många medlemmar föreningen haft under året, om några i föreningen gått någon utbildning och om särskilda projekt som ni genomfört.

Exempel på verksamhetsberättelse hittar du här. Word, 20.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Verksamhetsplanen är det dokument som beskriver vad föreningen planerar att jobba med under kommande år. Vilka typer av aktivitet planerar ni på veckobasis? Planerar ni att genomföra några större projekt? Vilka utbildningar planerar ni att genomföra? Hur ska ni aktivt jobba för att öka medlemsantalet i föreningen?

Verksamhetsplanen kan ses som en ’vägvisare’ för föreningens arbete kommande år. För att ta en riktning som passar era medlemmars behov och önskemål kan en medlemsundersökning vara ett hjälpmedel för styrelsen när verksamhetsplanen tas fram. Läs mer under Medlemsundersökning.

Exempel på verksamhetsplan hittar du här. Word, 19.7 kB, öppnas i nytt fönster.

Här sammanställer ni hur mycket pengar föreningen fått in och gjort av med. Försök också i stora drag sammanställa vart föreningen fått in pengar från och vad pengarna spenderats på. Ange också vilken balans (vilket saldo) ni hade på kontot 31 december.

En skolidrottsförening kan använda sig av förenklat årsbokslut. Här finns en föränklad mall fär bokslutet Excel, 45 kB, öppnas i nytt fönster.. Här kan du också få mer information om bokslut och redovisning för föreningar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Kontakta gärna er lokala verksamhetsutvecklare om ni vill bolla något.

OBS! Tänk på att ni ska redovisa föreningens ekonomi från det föregående kalenderåret, alltså från den 1 jan-31 dec. Inte efter ett läsår eller från årsmöte till årsmöte.

En budget är en plan för vilka kostnader och inkomster föreningen förväntas ha under kommande år. Det kan tillexempel vara planerade inkomster i form av LOK-stöd, entré till disco eller pantinsamling.

Kostnader i budgeten kan exempelvis vara medlemsavgift till Skolidrottsförbundet, inköp av material och fikakostnader.

Mall för hur budget kan göras hittar du här. Word, 20.1 kB, öppnas i nytt fönster.

Dagordning är det dokument som berättar vilka punkter ni ska gå igenom under årsmötet. Dagordningen ska skickas ut eller informeras om samtidigt som ni bjuder in medlemmar till årsmötet. På så sätt har deltagande personer möjlighet att sätta sig in i aktuella frågor inför mötet.

Mall för dagordning finns här. Word, 23.4 kB, öppnas i nytt fönster.

En revisor är en person som granskar så att föreningen bedriver sin verksamhet och ekonomi på ett korrekt sätt. I en idrottsförening räcker med en lekmannarevisor, alltså en person som inte har någon revisorsutbildning. En revisor till skolidrottsföreningen kan vara vem som helst som är över 18 år utanför föreningens styrelse förutom någon anhörig till kassören.

En revisionsberättelse är en sammanfattning från revisorns granskning av föreningen där det ska framgå vad som granskats, till exempel protokoll från styrelsemöten och bokföring. I berättelsen ska också framgå om revisorn föreslår att ge styrelsen ansvarsfrihet eller ej. (Att ge styrelsen ansvarsfrihet innebär att medlemmarna, utifrån vad de fått höra kring revisionsberättelse, ekonomisk redovisning, revisionsberättelseosv, godkänner styrelsens arbete det senaste året.)

Personen som skriver under revisionsberättelsen, föreningens revisor, hålls aldrig personligt ansvarig om det framkommer senare att styrelsen gjort fel i redovisningen.

Mall för revisionsberättelse hittar ni här. Word, 20 kB, öppnas i nytt fönster.

En av de viktigaste punkterna på dagordningen under ett årsmöte är den när föreningen ska välja styrelsemedlemmar för kommande året. Detta kan vara både personer som redan suttit i styrelsen och nya personer. Detta, likt det mesta, behöver vara förberett innan ni träffas på årsmötesdagen. Valberedningen har i uppdrag att hitta och fråga personer till nya styrelseuppdrag. Om det inte finns en valberedning på plats kan förslagsvis vuxenstödet göra detta.

Ett protokoll är ett dokument där mötet beskrivs i skrift exempelvis vilka besluts som tagits eller vilka personer som valts till respektive roll.

I början av årsmötet väljs en person som agerar sekreterare och skriver protokollet, en så kallat mötessekreterare. Protokollet utgår utifrån dagordning som skickats ut inför mötet och sen beslutats på årsmötet.

Efter avslutat möte ska protokollet justeras. Protokollet skrivs under av mötessekreterare, mötesordförande samt två personer som justerar protokollet. Detta görs för att säkerställa att det som är skrivet stämmer överens med de beslut som tagits under mötet.

Mall för protokoll finns här Word, 21.3 kB, öppnas i nytt fönster..

Årsmötesprotokollet kan ses som värdehandling för föreningen. Årsmötesprotokollet kan behövas vid exempelvis ansökan av pengar från banker, stiftelser, vid eventuell LOK-stödsgranskning eller vid övriga bankärenden. Se därför till att protokollet skrivs ut, skrivs under och originalet sparas på ett säkert ställe med resten av föreningens handlingar. Scanna även in protokollet så att ni har det digitalt tillsammans med resten av möteshandlingarna för årsmötet.

Efter genomfört årsmöte behöver styrelsens sammansättning och kontaktuppgifter uppdateras på IdrottOnline. Det är genom IdrottOnline Skolidrottsförbundet tar ut kontaktuppgifter om det finns information eller erbjudanden att gå ut med.

Ta kontakt med er verksamhetsutvecklare om ni önskar hjälp med Idrottonline.

Kontaktuppgifter hittar ni här. Öppnas i nytt fönster.

Inför årsmötet behöver ni fundera vilka som skulle kunna agera rollen som mötespresidium. Förslaget behöver godkännas och väljas av årsmötet. Mötespresidiet är de personer som leder och guider alla deltagare genom mötet. I regel brukar presidiet bestå av en mötesordförande och en mötessekreterare. Ni väljer själva om ni lägger till ytterligare person som förslagsvis ansvarar för att vara extra lyhörd på frågor. Vem som helst kan agera deltagare i mötespresidiet. Det kan till exempel vara några från styrelsen, några engagerade medlemmar eller om ni frågor någon utomstående person från en närliggande idrottsförening.

Årsmötet är föreningens viktigaste möte och det är bland annat för att alla medlemmar bjuds in att delta. Grunden i en demokratisk förening är att medlemmarnas röst blir lyssnade på. Ett konkret verktyg för medlemmar att få fram sina förslag och idéer är genom att skriva motioner till årsmötet. I era stadgar bör det stå när motioner senast behöver skickas in och denna information behöver föreningens styrelse gå ut med till alla medlemmar. Uppmuntra gärna era medlemmar att skicka in motioner – det är viktigt för föreningens utveckling att medlemmarna känner sig värdefulla och involverade i arbetet.

Fundera på! Hur kan ni lyssna in förslag och idéer från era yngsta till era äldsta medlemmar? Kan de lämna förslag i exempelvis förslagslåda? Finns andra sätt?

Efter att det beslutats om årsmötet vem som ska ingå i styrelsen behöver styrelsen konstituera sig. Detta innebär att styrelsen i nära anslutning till årsmötet har sitt första möte. Där tar styrelsen beslut om de olika rollerna och vem som ska ha dessa. Exempelvis, vem ska vara sekreterare? Vem ska vara kassör?
Protokollmall för det konstituerande mötet kan ni ladda ner här. Word, 22.1 kB.

För att göra mötet extra trevligt kan ni till exempel förbereda någon typ av fika eller mellanmål för alla deltagande. Kanske kan ni köpa in något gott hembakat fika från ett lokalt bageri eller köpa frukt och göra färgglada fruktsallader som ni häller upp i pappersmuggar till varje person.

För att motivera medlemmarna extra mycket att delta på årsmötet kan det vara kul att genomföra en aktivitet i anslutning till mötet. Detta är också ett bra sätt att fira det gångna verksamhetsåret och alla saker ni genomfört. Ni kan exempelvis anordna en turnering som startar efter avslutat möte eller en inspirerande föreläsare som besöker er när mötet är klart eller att ni åker till närmsta bowlinghall och spenderar kvällen efter mötet.

Inför årsmötet kan det vara bra att förbereda medlemmarna på vad som kommer hända under mötet och vad de behöver läsa innan. Det främsta syftet med detta är att vi vill att alla deltagande medlemmar ska känna sig trygga och peppade inför mötet samt att alla medlemmar förstår sin roll och rättigheter i föreningen, och inte minst under årsmötet. Dessa instruktioner behöver inte vara jättelånga, utan snarare förenkla och förtydliga dagordningen, när pauser kommer ske och vilka dokument som kan vara bra att läsa som medlem innan man anländer till årsmötet.

Under mötet vill vi såklart att alla deltagare ska känna att de hänger med i alla punkter på dagordningen, att de förstår alla ord som används och att de känner att de vågar ställa frågor. För att öka chansen till detta kan ni lägga in en del metoder och verktyg under mötets gång. Ni kan till exempel använda Mentimeter för anonyma frågor under hela mötet, pausa vid varje punkt som kräver beslut och ge tid för korta gruppdiskussioner om ämnet, se till att några från styrelsen tar på sig en ’extra frågvis roll’ under mötet som förhoppningsvis kan uppmuntra fler till att våga ställa sina frågor osv.

Ett årsmöte är i regel lite längre än ett vanligt styrelsemöte och det är därför viktigt att pauser läggs in i planeringen. Detta handlar både om att det kan vara svårt att hålla koncentrationen länge och det är heller aldrig skönt att sitta still länge. Under mötet får ni därför gärna lägga in regelbundna pauser och rörelsepauser. Både de där deltagare uppmuntras ta frisk luft eller gå på toa samt de pauser där ni gör någon typ av kort rörelse ihop. En rörelsepaus kan till exempel vara att ni alla gemensamt ska göra 10 knäböj var eller ge high five till minst fem personer i rummet.

För att veta vad medlemmarna vill kan det vara bra att genomföra en medlemsundersökning. Dessa undersökningar kan göras flera gånger under ett verksamhetsår och vid just detta tillfälle kan det till exempel handla om vad medlemmarna vill att föreningen ska fokusera på under kommande år. Detta kan i sin tur användas som grund för styrelsen när ni ska skriva verksamhetsplanen. En medlemsundersökning kan genomföras genom att dela ut enkät till alla medlemmar i klassrummen eller genom en digital enkät som länkas på era sociala medier.

Du vet väl om att ni som förening kan skicka in en motion till både ert SDF:s årsmöte och till förbundsmötet? Genom en motion kan ni lyfta en specifik fråga som ni vill att årsmötet beslutar om. På samma sätt kan er förenings medlemmar skicka in motioner till er förenings årsmöte. Föreningens styrelse kan lägga fram liknande frågor att lyfta och förslag att besluta om. När förslaget kommer från styrelsen kallas det en proposition.

För SDF Årsmöte:

För Skol-IF:

Om du vill ha tips på hur du kan formulera en motion eller proposition, kan du titta på mallar här:

Mall för motion Word, 21.9 kB.

Mall för proposition Word, 21.9 kB.

För att kunna ta ställning till de motioner som skickats in inför distriktets årsmöte, välja ny styrelse samt få en bild och vara med och påverka vad ert distrikt kommer fokusera på under kommande år är det att föredra att delta på SDFets årsmöte. Att delta på årsmötet blir också ett tillfälle att träffa nyvalda styrelsemedlemmar i SDF-styrelsen samt möjligheten att prata med medlemmar från andra skolidrottsföreningar.

På det nationella förbundsmötet, det stora årsmötet för hela Skolidrottsförbundet, tas de stora och övergripande besluten för skolidrotten i hela landet. De beslut som tas där är de beslut som i slutändan påverkar dig som medlem i din skolidrottsförening.

Precis som medlemmarna i er skolidrottsförening har rätt att delta på ert årsmöte, har ni som medlemmar i Skolidrottsförbundet rätt att delta på det nationella förbundsmötet.

Det nationella förbundsmötet genomförs vartannat år och oftast under en helg. Till mötet kommer skolidrottare från hela landet och det brukar vara en väldigt rolig, trevlig och intensiv helg! Ta kontakt med er lokala verksamhetsutvecklare om ni är nyfikna på när nästaförbundsmöte är planerat.